L’ERP au sein des entreprises

Aujourd’hui, les outils de gestion disponibles pour les entreprises deviennent contraignants ou inadaptés face à l’évolution constantes des technologies. Dans ce contexte, le développement de solutions de gestion intégrée (ERP) semble inévitable.

Qu’est-ce que ERP?

On utilise parfois dans le monde francophone la dénomination PGI (Progiciel de gestion intégré) mais la terminologie anglo-saxonne prime.

Un ERP, de l’anglais « Enterprise Ressource Planning », est une solution logicielle visant à centraliser et gérer l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant les différentes composantes fonctionnelles autour d’une base de données unique.

Un ERP répond aux caractéristiques suivantes :

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Il émane d’un concepteur unique
En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés
C’est un système qui garantie la piste d’audit : il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information
Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l’ERP)
Il garantit l’unicité des informations qu’il contient puisqu’il n’a qu’une seule base de données au sens logique.

D’où vient l’ERP?

Le terme ERP provient du nom des méthodes de planification des besoins en composants suivant l’intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l’entreprise.

Dans les années 1960, Joseph Orlicky a étudié le programme de production de Toyota et a développé le Material Requirements Planning (MRP), puis Oliver Wight et George Plossl ont développé MRP into manufacturing resource planning (MRP2).

À partir de 1990 environ, le MRP s’est progressivement étendu à l’ensemble des fonctions de l’entreprise, pour donner l’ERP. Dans le cadre du passage informatique à l’an 2000 et du passage à l’euro (dans la zone euro), les progiciels de gestion intégrés ont été une solution pour remplacer les systèmes informatiques vieillissants qui ne pouvaient pas être convertis pour des raisons d’obsolescence technique. C’est ce qui explique l’expansion considérable de ces logiciels dans les années 1990.

L’ERP pour les entreprises

Quel périmètre de gestion couvre un ERP ?

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La vocation d’un ERP est d’homogénéiser le Système d’Information de l’entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion, c’est-à-dire :

La gestion des achats
La gestion des ventes
La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, personnel
Le contrôle de gestion
La gestion de production (planification, …)
La gestion des stocks (logistique)

Un ERP est sub-divisé en modules qui répondent chacun à un des domaines de gestion listés ci-dessus.

Le principe d’un ERP est de centraliser la base de données de l’entreprise.

C’est-à-dire que le fait d’entrer ou de modifier une donnée dans l’un ou l’autre des modules (gestion des ventes, des stocks, de la production, etc.) impacte tous les autres modules : la base de données est mise à jour et applique la modification à toute l’entreprise. Concrètement, par exemple, la saisie d’une vente génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la TVA collectée. Le grand livre et le compte de résultat sont automatiquement impactés.

Les avantages et les inconvénients de l’ERP

Avantages :

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L’optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers),
La cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) qui permet de respecter des normes,
L’intégrité et unicité du Système d’information,
Le partage du même système d’information facilitant la communication interne ou la mobilité,
La globalisation de la formation (même logique, même ergonomie),
Une aide à la productivité,Un contrôle centralisé de l’entreprise,
Une aide à prise la décision rapide.

Inconvénients :

Demande de l’organisation et de la rigueur,
La mise en œuvre complexe,
La bonne connaissance et la remise en cause des processus de l’entreprise,
Le coût : de 5 000 à 12 000 € par utilisateur ( matériel + licence + intégration + formation + maintenance),
Des difficultés d’appropriation par le personnel de l’entreprise liées aux changements,
Tout ERP a moins un talon d’achille : les modules sont de valeur inégale.

Conclusion

Plus qu’un simple logiciel, un ERP est un véritable projet stratégique demandant une intégration totale d’un outil logiciel au sein d’une organisation et d’une structure spécifique. Bien que l’implémentation d’un ERP optimise considérablement la productivité et le bon fonctionnement d’une entreprise, sa mise en place entraîne des changements importants des habitudes de travail d’une grande partie des employés et requiert l’implication de l’ensemble du management.